De saturación de mensajes a la automatización: cómo Playa Victoria aumentó las reservas directas con IA

El desafío: gestionar grandes volúmenes de mensajes de huéspedes con tiempos de respuesta lentos

Playa Victoria, un hotel frente a la playa con más de 100 habitaciones, recibía un volumen abrumador de mensajes de huéspedes en todas partes WhatsApp, Instagram, y redes sociales. Todos los días, los huéspedes potenciales se ponían en contacto con el hotel con preguntas sobre los precios, la disponibilidad y los servicios. Sin embargo, con un pequeño equipo que gestionaba manualmente cientos de mensajes, los tiempos de respuesta eran lentos, y, consecuentemente perdían oportunidades de reserva.

Las respuestas lentas provocaron la pérdida de reservas

Los viajeros modernos esperan respuestas instantáneas. Si un hotel tarda demasiado en responder, los huéspedes potenciales suelen optar por reservar en otro lugar. El equipo de Playa Victoria solo respondía de forma reactiva a preguntas repetitivas en lugar de centrarse en ofrecer una experiencia excepcional a los huéspedes.

Además de eso, el hotel dependía en gran medida de las agencias de viajes en línea (OTA) para las reservas. Si bien las OTAs ofrecían visibilidad, también cobraban comisiones elevadas, lo que reducía la rentabilidad. Sin un sistema eficiente para convertir los mensajes directos en reservas, el hotel se esforzó por reducir su dependencia de plataformas de terceros.

La solución: automatización basada en inteligencia artificial con Visito

Para superar estos desafíos, Playa Victoria implementó Visito, una plataforma de comunicación con los huéspedes basada en inteligencia artificial diseñada para automatizar las respuestas y agilizar el proceso de reserva. Los resultados fueron inmediatos: la automatización permitió al hotel gestionar las consultas de manera eficiente y, al mismo tiempo, mejorar significativamente los tiempos de respuesta.

Automatizar la comunicación y las reservas con los huéspedes

Con Visito, el hotel transformó la forma en que gestionaba las interacciones con los huéspedes:

• Asistencia de reserva instantánea — Los huéspedes podían comprobar la disponibilidad, ver los precios en tiempo real y completar sus reservas directamente a través de WhatsApp e Instagram sin esperar la respuesta del personal.
• Seguimientos automatizados — Si un huésped no completó el proceso de reserva, Visito le envió recordatorios para reducir la pérdida de oportunidades.
• Una bandeja de entrada centralizada — El equipo podría gestionar todos los mensajes de los huéspedes desde un solo lugar, haciendo que la comunicación sea más eficiente.

Integración perfecta con Cloudbeds

Para garantizar precios y disponibilidad precisos, Visito se integró perfectamente con Cloudbeds, el sistema de administración de propiedades (PMS) del hotel. Esto permitía realizar actualizaciones en tiempo real sin intervención manual, lo que garantizaba que los huéspedes siempre tuvieran la información más reciente.

Al combinar la automatización de la IA con una conexión directa a su PMS, Playa Victoria creó una experiencia fluida para los huéspedes potenciales, lo que aumentó sus posibilidades de obtener reservas directas.

Los resultados: aumento de las reservas y mayor eficiencia

Más reservas con menos trabajo manual

La inversión de Playa Victoria en la automatización impulsada por la IA dio sus frutos rápidamente. Al reducir la carga de trabajo manual y garantizar respuestas instantáneas, el hotel experimentó una mejora espectacular en la participación de los huéspedes y en las reservas directas.

Antes de implementar Visito, los miembros del personal pasaban horas todos los días respondiendo a preguntas repetitivas. Ahora, con la gestión automática de las respuestas 74% de los mensajes, pueden redirigir su atención hacia interacciones de alto valor, como ofrecer recomendaciones personalizadas y mejorar la experiencia de los huéspedes.

Resultados clave

• El 74% de los mensajes de los huéspedes están automatizados, lo que permite al equipo centrarse en un servicio personalizado.
• 233 horas ahorradas en solo ocho meses, lo que reduce significativamente la tensión operativa.
• Tarifas de reserva directa más altas, gracias a las respuestas instantáneas y a un proceso de reserva sin problemas.
• 9X el ROI, lo que demuestra el impacto financiero de la automatización y la racionalización de las operaciones.

Al agilizar y agilizar el proceso de reserva, Playa Victoria convirtió más interacciones con los huéspedes en estadías confirmadas, sin aumentar la carga de trabajo del personal.

El impacto: más reservas, menos esfuerzo

Un punto de inflexión para la comunicación con los huéspedes

Antes de usar Visito, la lentitud de las respuestas y los procesos manuales hacían que muchos posibles huéspedes abandonaran el proceso de reserva. Ahora, con la automatización basada en la inteligencia artificial, Playa Victoria garantiza que todos los huéspedes reciban una respuesta rápida y precisa, lo que los mantiene interesados y aumenta la probabilidad de que hagan una reserva directa.

Los huéspedes ya no tienen que esperar una respuesta: pueden comprobar la disponibilidad, ver los precios y reservar su estancia instantáneamente a través de WhatsApp e Instagram. Este nivel de eficiencia no solo mejora la experiencia de los huéspedes, sino que también afecta directamente a los ingresos.

«Visito nos ayuda a generar reservas en WhatsApp mientras dormimos. Hemos observado un enorme aumento en las reservas, a la vez que hemos ahorrado tiempo y reducido costos. Es la solución perfecta para los hoteles que buscan automatizar sin perder el toque humano».
— María Heredia Osuna, propietaria del Hotel Playa Victoria

Al reducir la dependencia de las OTAs, mejorar los tiempos de respuesta y automatizar una parte importante de la comunicación con los huéspedes, el hotel ha creado un escalable, eficiente y rentable proceso de reserva.

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