Melhores soluções e software de mensagens para hóspedes

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Administrar um hotel significa criar estadias memoráveis para seus hóspedes. No mundo de hoje, a maneira como você se comunica com eles antes, durante e depois da visita pode fazer toda a diferença na experiência do hóspede. Embora o atendimento pessoal e presencial sempre seja importante, muitos hóspedes agora preferem a conveniência de enviar uma mensagem rápida, assim como fazem com amigos e familiares. É por isso que mais hotéis estão recorrendo a sistemas de mensagens que os ajudam a se manter conectados com os hóspedes de uma forma natural e pessoal.

Este guia ajudará você a entender as diferentes soluções de mensagens disponíveis e a escolher a mais adequada para o seu hotel. Se você deseja economizar tempo na recepção, facilitar o check-in ou simplesmente responder melhor às necessidades dos hóspedes, encontrará conselhos práticos baseados em experiências reais de outros proprietários de hotéis.

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O que são mensagens para convidados?

Pense nas mensagens dos hóspedes como uma forma moderna de ampliar o alcance da sua recepção. Em vez de os hóspedes precisarem ligar ou caminhar até o saguão para atender a cada solicitação, eles podem simplesmente enviar uma mensagem pelo telefone. Se quiserem toalhas extras, recomendações de jantar ou ajuda com um check-in antecipado, eles podem entrar em contato com você por meio de canais de comunicação conhecidos, como WhatsApp, mídias sociais ou mensagens de texto regulares.

Esses sistemas de mensagens reúnem todas as conversas dos hóspedes em um só lugar, tornando fácil de usar e fácil para sua equipe acompanhar as solicitações para garantir que nada seja esquecido. Muitos também podem lidar com tarefas rotineiras automaticamente, como enviar instruções de check-in ou coletar feedback dos hóspedes após a estadia. Isso dá à sua equipe mais tempo para se concentrar em criar ótimas experiências para os hóspedes pessoalmente.

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As melhores plataformas e soluções de mensagens para hóspedes para hoteleiros

Visito

A maioria dos proprietários de hotéis conhece o desafio: a equipe da recepção do hotel passa horas respondendo às mesmas perguntas sobre horários de check-in, estacionamento e senhas de Wi-Fi. Visito aborda isso de frente respondendo automaticamente às perguntas comuns dos hóspedes. O que o torna especial é que ele pode lidar com essas conversas naturalmente em um tom humano. Isso significa que sua equipe pode se concentrar em tarefas mais importantes, como fazer com que os hóspedes se sintam bem-vindos pessoalmente. Funciona por meio de populares canais de comunicação que a maioria dos hóspedes já usa, como WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger e SMS.

A plataforma baseada em IA do Visito resolve automaticamente 97% das mensagens dos hóspedes e ajuda os hoteleiros a reduzir os custos de suporte em 90%. Ao contrário das ferramentas tradicionais de mensagens, o Visito se concentra em gerar receita aumentando as taxas de conversão de reservas diretas por meio de engajamento com inteligência artificial.

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Asksuite

Se você está cansado de perder reservas para agências de viagens on-line, Asksuite pode ser sua resposta. Ao contrário de outros sistemas de mensagens, ele é especializado em converter visitantes do site em reservas diretas. Quando hóspedes em potencial têm dúvidas sobre disponibilidade ou tarifas de quartos, a Asksuite responde imediatamente com informações precisas do seu sistema de reservas. Isso é especialmente valioso à noite ou durante períodos de maior movimento, quando sua equipe não consegue responder imediatamente.

Sua sincronização de inventário em tempo real garante respostas precisas de disponibilidade, enquanto os fortes recursos de vendas adicionais antes da chegada ajudam a maximizar a receita por reserva. No entanto, os recursos limitados de IA do Asksuite significam que é necessária mais intervenção manual para interações complexas com hóspedes. A plataforma é mais adequada para propriedades focadas principalmente em melhorar as tarifas de reserva direta e simplificar o processo de pré-chegada, especialmente hotéis boutique e propriedades menores com necessidades operacionais simples.

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Quicktext

Para hotéis com operações complexas que exigem forte coordenação de pessoal, Quicktext oferece um excelente aplicativo móvel para comunicação da equipe e gerenciamento de tarefas. A plataforma se integra perfeitamente ao fluxo de trabalho de gerenciamento de hotéis existente e ajuda a coordenar a equipe em diferentes departamentos de forma eficiente. Embora fortes em aspectos operacionais, os recursos automatizados de comunicação com hóspedes do Quicktext são menos avançados do que outras soluções.

Embora seja eficaz no gerenciamento de comunicações internas e atribuições de tarefas, o Quicktext dá menos ênfase à geração de reservas diretas em comparação com plataformas especializadas. É ideal para propriedades com processos estabelecidos que buscam digitalizar suas operações, em vez de aquelas que buscam um envolvimento abrangente dos hóspedes com base na IA.

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Duve

Pequenos hotéis que desejam modernizar seu processo de check-in encontrarão Duve particularmente atraente. A plataforma se destaca por tornar o check-in fácil e sem papel, com forte comunicação antes da chegada e recursos de upgrade de quarto. Os hotéis que usam o Duve relatam reduções significativas no tempo da papelada de check-in.

A limitação da plataforma está em seus recursos de engajamento em tempo real, já que seus recursos de mensagens se concentram mais em comunicações programadas do que em interações dinâmicas. Isso o torna mais adequado para hotéis boutique e aluguéis de temporada que buscam reduzir a carga de trabalho do concierge, em vez daqueles que precisam de soluções abrangentes de comunicação com os hóspedes.

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Canary Technologies

Canary Technologies oferece ferramentas que simplificam a comunicação com os hóspedes, ajudando os hotéis a gerenciar as mensagens com mais eficiência. Por meio de sua plataforma, os hoteleiros podem agilizar as interações com os hóspedes, fornecendo respostas instantâneas às perguntas comuns e aprimorando a comunicação geral. O foco é permitir uma experiência mais tranquila para os hóspedes, reduzindo os tempos de resposta e garantindo um engajamento consistente em todos os canais digitais.

Com recursos projetados para apoiar a eficiência operacional, o Canary ajuda os hotéis a atenderem às necessidades dos hóspedes, mantendo altos padrões de serviço. Sua abordagem de mensagens se integra perfeitamente a outros sistemas, garantindo que as propriedades possam lidar com as interações dos hóspedes de forma eficaz e manter a comunicação na vanguarda de suas ofertas de serviços.

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Akia

Propriedades para estadias prolongadas com necessidades previsíveis dos hóspedes geralmente encontram Akia para ser uma boa opção. A plataforma se destaca na automação simples das comunicações rotineiras dos hóspedes e lida automaticamente com as solicitações básicas dos hóspedes, reduzindo significativamente o tempo gasto em perguntas rotineiras. No entanto, o Akia oferece recursos avançados limitados para situações mais complexas.

A plataforma funciona bem para propriedades que buscam automatizar as interações básicas dos hóspedes e agilizar as comunicações de rotina, especialmente propriedades para estadias prolongadas com necessidades previsíveis dos hóspedes. No entanto, seus recursos avançados limitados para aprimoramento de reservas diretas e recursos básicos de IA o tornam menos adequado para propriedades que buscam soluções abrangentes de engajamento de hóspedes.

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HiJiffy

Hotéis internacionais que atendem hóspedes que falam idiomas diferentes irão apreciar HiJiffy excelentes capacidades de tradução. A plataforma se integra bem ao TripAdvisor e ajuda a atender hóspedes internacionais no idioma de sua preferência. No entanto, sua dependência da automação baseada em modelos, em vez da verdadeira capacidade de IA, limita sua eficácia em impulsionar reservas diretas e gerar receita.

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Como funcionam as mensagens para hóspedes do hotel?

As mensagens aos hóspedes são mais simples do que parecem: seus hóspedes enviam mensagens para o seu hotel por meio de texto, WhatsApp ou e-mail, e todas essas mensagens aparecem em um só lugar para sua equipe lidar. Em vez de fazer malabarismos com as ligações telefônicas na recepção, sua equipe pode responder a vários hóspedes ao mesmo tempo, acompanhar suas solicitações e compartilhar informações entre os departamentos.

Por exemplo, quando um hóspede envia uma mensagem pedindo toalhas extras, sua recepção pode notificar instantaneamente o serviço de limpeza. Ou quando alguém quiser sugestões de jantar, sua equipe pode enviar rapidamente suas recomendações locais favoritas. O sistema lembra essas conversas, então, da próxima vez que um hóspede recorrente ficar com você, você saberá as preferências dele imediatamente.

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Por que os hotéis precisam de um software especializado de mensagens de texto?

Embora você possa lidar com as mensagens dos hóspedes por meio de seu telefone pessoal, um sistema de mensagens adequado faz uma diferença real para administrar seu hotel sem problemas. Ele mantém todas as conversas dos hóspedes em um só lugar, para que toda a sua equipe saiba o que foi prometido aos hóspedes e o que ainda precisa ser feito. Quando sua equipe matinal substitui o turno da noite, ela pode ver exatamente o que cada hóspede solicitou e o que precisa de atenção.

O sistema também ajuda você a se manter organizado durante os horários de pico. Em vez de notas adesivas e mensagens telefônicas, cada solicitação do hóspede é rastreada e tratada adequadamente. Além disso, economiza tempo ao lidar automaticamente com questões rotineiras sobre horários de check-in ou estacionamento, permitindo que sua equipe se concentre em aspectos mais importantes do atendimento aos hóspedes. Mais importante ainda, ajuda você a oferecer o tipo de serviço rápido e atencioso que os viajantes modernos esperam, do tipo que gera ótimas avaliações e visitas repetidas.

Engajamento aprimorado dos hóspedes

Os viajantes de hoje preferem uma comunicação rápida e fácil. Com um sistema de mensagens, você pode responder prontamente aos hóspedes se eles precisam de toalhas extras à meia-noite ou recomendações para jantar ao meio-dia. Esse tipo de serviço atencioso faz com que os hóspedes fiquem mais felizes, com maior probabilidade de retornar e recomendar seu hotel a amigos.

Operações simplificadas

Em vez de lidar com ligações telefônicas, anotações em papel e solicitações verbais, sua equipe pode ver todas as necessidades dos hóspedes em um só lugar. Quando a equipe matinal substitui o turno da noite, eles sabem exatamente o que cada hóspede solicitou e o que ainda precisa de atenção. Perguntas simples, como horários de check-in ou senhas de Wi-Fi, são respondidas automaticamente, dando à sua equipe mais tempo para interações pessoais.

Maior receita

Quando os hóspedes podem entrar em contato com você com facilidade, é mais provável que solicitem o serviço de quarto, reservem tratamentos de spa ou perguntem sobre upgrades de quarto. O sistema ajuda você a oferecer esses serviços no momento certo. E essas mensagens podem ser acionadas automaticamente com base em um determinado horário ou evento para maximizar a utilidade.

Comunicação aprimorada da equipe

Chega de mensagens perdidas entre turnos ou departamentos. Quando um hóspede solicita algo, todos que precisam saber sobre isso, desde o serviço de limpeza até a manutenção, são notificados imediatamente. Isso significa um serviço mais rápido e menos solicitações negligenciadas.

Entendendo a jornada de seu hóspede

Com o tempo, você aprenderá o que seus hóspedes pedem com mais frequência, quando normalmente precisam de ajuda e quais serviços eles mais valorizam. Isso ajuda você a melhorar suas ofertas e treinar sua equipe para melhor atender às necessidades dos hóspedes.

Vantagem competitiva

Hotéis que facilitam a comunicação dos hóspedes tendem a receber melhores avaliações e mais visitantes recorrentes. Em um mundo onde os viajantes têm muitas opções, esse tipo de serviço ajuda sua propriedade a se destacar.

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Começando a enviar mensagens para hóspedes

Começar a usar um novo sistema de mensagens não precisa ser complicado. Muitos proprietários de hotéis obtêm sucesso dando pequenos passos. Primeiro, preste atenção às perguntas mais comuns que seus hóspedes fazem durante uma semana típica. Essas são as conversas que você deseja que seu novo sistema gerencie. Pense em como seus hóspedes preferem se comunicar. Eles costumam enviar mensagens de texto, usar o WhatsApp ou enviar e-mails? Isso ajudará você a escolher um sistema que corresponda aos hábitos deles.

Quando estiver pronto para testar um sistema, comece com apenas um ou dois recursos. Por exemplo, comece com mensagens básicas para os hóspedes antes de explorar o check-in automático ou o processamento de pagamentos. Dê tempo à sua equipe para se familiarizar com o básico antes de adicionar recursos mais complexos. Os melhores fornecedores ajudarão você nesse processo, oferecendo treinamento e suporte conforme necessário.

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Por que considerar enviar mensagens aos hóspedes para o seu hotel

Os benefícios de uma boa troca de mensagens para hóspedes no setor de hospitalidade aparecem rapidamente em suas operações diárias. Em vez de o telefone da recepção tocar constantemente, as solicitações dos hóspedes chegam por meio de mensagens que sua equipe pode lidar com eficiência. Um único membro da equipe pode ajudar vários hóspedes ao mesmo tempo, em vez de ficar preso a longas ligações telefônicas.

Mais importante ainda, os hóspedes apreciam a conveniência. Eles podem pedir toalhas extras, recomendações para o jantar ou ajudar com a TV sem sentir que estão incomodando alguém. Muitos proprietários de hotéis descobrem que os hóspedes deixam avaliações melhores quando sentem que podem se comunicar facilmente com a equipe.

Também há um benefício prático em seus resultados financeiros. Quando os hóspedes podem entrar em contato com você com facilidade, é mais provável que solicitem o serviço de quarto, reservem tratamentos de spa ou perguntem sobre upgrades de quarto. Além disso, ter registros de todas as conversas dos hóspedes ajuda você a entender o que eles mais valorizam na estadia.

Fazendo sua escolha

Ao escolher um sistema, pense no que é mais importante para sua propriedade. Se você administra um pequeno hotel boutique onde o serviço personalizado é seu ponto forte, procure um sistema que ajude a manter esse toque pessoal e, ao mesmo tempo, economize o tempo de sua equipe. Se você atende convidados internacionais, recursos de tradução fortes podem ser cruciais.

A maioria dos provedores cobra taxas mensais com base no tamanho do seu hotel. Os sistemas básicos normalmente custam entre $50-100 por mês, enquanto soluções mais abrangentes variam de $200 a $500. Embora isso possa parecer uma despesa significativa, considere quanto tempo sua equipe gasta atualmente em ligações telefônicas e perguntas rotineiras. Um bom sistema de mensagens geralmente se paga por meio de maior eficiência e maior satisfação dos hóspedes.

Dando os próximos passos

A melhor maneira de entender se um sistema de mensagens é adequado para o seu hotel é vê-lo em ação. A maioria dos provedores oferece demonstrações gratuitas nas quais você pode ver como o sistema funciona com exemplos reais. Aproveite essas demonstrações para fazer perguntas práticas sobre:

• Quanto tempo leva para começar
• Que tipo de treinamento eles oferecem
• Como eles ajudam você a mover as informações existentes do hóspede para o sistema deles
• O que acontece se você precisar de ajuda após o expediente

Lembre-se de que o objetivo não é substituir o atendimento personalizado, mas aprimorá-lo oferecendo à sua equipe melhores ferramentas para cuidar dos hóspedes. O sistema certo parecerá uma extensão natural da hospitalidade do seu hotel.

Há algum aspecto específico dessas seções que você gostaria que eu expandisse ou esclarecesse mais detalhadamente? Também posso ajudar a revisar qualquer parte específica para melhor atender às necessidades do seu hotel.

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Perguntas frequentes

Quais são os modelos de preços comuns para essas ferramentas?

As plataformas de mensagens para hóspedes geralmente oferecem modelos de assinatura em camadas com base no tamanho da propriedade e nos requisitos de recursos. Os planos básicos começam em torno de 50 a 100 dólares por mês para recursos essenciais de mensagens, enquanto as soluções corporativas podem variar de mais de 200 a 500 dólares mensais para recursos avançados, como automação de IA e gerenciamento de várias propriedades. A maioria dos provedores oferece preços personalizados para grandes grupos hoteleiros e geralmente inclui serviços de implementação e suporte em seus pacotes.

Você pode conferir os preços e planos do Visito aqui.

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Quais são os tipos de ferramentas de mensagens de hóspedes para empresas?

As ferramentas de mensagens para hóspedes se enquadram em três categorias principais: plataformas de mensagens autônomas focadas exclusivamente na comunicação com hóspedes, soluções integradas que combinam mensagens com PMS e outras operações hoteleiras e sistemas corporativos projetados para grandes grupos hoteleiros. Embora as plataformas independentes ofereçam flexibilidade e recursos especializados, as soluções integradas fornecem fluxo de dados contínuo nas operações do hotel. Os sistemas corporativos adicionam gerenciamento de várias propriedades e recursos avançados de análise para operações maiores.

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Quais são os principais benefícios das mensagens para hóspedes de hotéis?

As mensagens para hóspedes de hotéis transformam as operações tradicionais de hospitalidade por meio de maior eficiência e satisfação dos hóspedes. As propriedades normalmente têm uma redução de 30% nas chamadas na recepção e um aumento de 25% nos índices de satisfação dos hóspedes após a implementação. Essas plataformas permitem suporte aos hóspedes 24 horas por dia, 7 dias por semana, aumentam a eficiência operacional por meio da automação e criam novas oportunidades de receita por meio de vendas adicionais oportunas. Além disso, os hotéis relatam relacionamentos mais fortes com os hóspedes e maiores pontuações de avaliação devido a uma comunicação mais personalizada e responsiva.